Cum era de așteptat, domeniul achizițiilor publice a luat amploare și astfel a devenit o preocupare atât a omului de rând cât și a celor mai importanți oameni din Stat. Nu este un domeniu ușor de înțeles, însă cu puțin ajutor de specialitate și o documentație cât mai vastă, se pot preconiza succese lăudabile.
Plecând de la principiul potrivit căruia cercetarea oferă siguranță, s-a instituit nevoia de a crea siguranță și în domeniul vast al achizițiilor publice. Astfel, oficialii Ministerului Fondurilor Europene au finalizat un proiect prin care au creat un ghid ce conține un set de riscuri și recomandări în domeniul achizițiilor publice.
Ghidul creionat de oficialii Ministerului vizează în principal autoritățile și beneficiarii fondurilor europene. La realizarea proiectului au mai participat și Ministerul Dezvoltării Regionale și Administrației Publice, Ministerul Mediului și Schimbărilor Climatice, Ministerul Economiei, Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice şi Ministerul Transporturilor. Ghidul prezintă un număr de 10 riscuri de care trebuie să ținem cont înainte de a ne gândi la avantaje.
Ordinul de aprobare a ghidului este publicat în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 481 din data de 1 august 2013. Potrivit documentului, riscurile care pot interveni în verificarea procedurilor de achiziții publice finanțate din instrumente structurale sunt:
1.Reducerea nejustificată a termenelor ca urmare a publicării unui anunț de intenție
Reducerea termenelor-limită de depunere a ofertelor este operabilă numai în situația în care în conținutul anunțului de intenție sunt incluse toate criteriile de calificare și selecție, precum și criteriul de atribuire, regăsite și la nivelul anunțului de participare. Factorii de evaluare vor fi detaliați în cuprinsul anunțului de intenție doar în măsura în care aceștia se cunosc la momentul transmiterii anunțului.
2. Alegerea unei proceduri accelerate de atribuire a contractului
Accelerarea procedurilor de licitație restrânsă/negociere cu publicarea prealabilă a unui anunț de participare poate fi realizată doar dacă nu a fost generată de o acțiune sau o inacțiune a autorității contractante și dacă există o justificare a situației de urgență.
3. Publicarea unor criterii de calificare și selecție discriminatorii, insuficient de detaliate sau incomplete
Criteriile de calificare și selecție avute în vedere trebuie să fie obiective, nediscriminatorii și proporționale cu complexitatea și obiectul contractului și să reflecte posibilitatea concretă a operatorului economic de a îndeplini contractul. Anunțul de participare și documentația de atribuire trebuie să conțină aceleași criterii de calificare și selecție.
4. Utilizarea criteriului de atribuire “oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic” cu includerea unor factori de evaluare nerelevanți și/sau necuantificabili
Factorii de evaluare trebuie să reflecte avantaje reale și evidente pe care autoritatea contractantă le poate obține. Factorii de evaluare și metodologia de aplicare a acestora trebuie să permită o departajare adecvată a ofertelor și să evite pe cât posibil aprecierile subiective ale comisiei de evaluare.
5. Excluderea automată a ofertantului cu prețul cel mai scăzut pentru a compensa/a justifica eventualele probleme care pot apărea în derularea ulterioară a contractului, fapt care denotă că proiectul a fost conceput și pregătit insuficient sau prost
Autoritatea contractantă, înainte de a lua o decizie de respingere a unei oferte ce prezintă un preț neobișnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează să fie furnizat/prestat/executat, are obligația de a solicita clarificări, precum și de a verifica răspunsurile care justifică respectivul preț.
6. Modificarea anunțului de participare prin clarificări, și nu prin publicarea unei erate
Modificările aduse informațiilor cuprinse în anunțul de participare trebuie publicate pe bază de erată, si nu de clarificări, deoarece pentru asigurarea principiului transparenței este necesar ca modificările intervenite să fie aduse la cunoștința tuturor operatorilor economici.
Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ofertelor trebuie, de asemenea, publicată prin erată în SEAP, întrucât este vorba de modificarea unei informații obligatorii a anunțului inițial. Se atrage atenția asupra publicării în mod eronat a unei clarificări în loc de erată, motivat de faptul că modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerințelor impuse inițial, precum și asupra modificării unor informații din anunțul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fără publicarea unei erate care să vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel încât să existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile condiții.
7. Respingerea solicitării de modificare a datei-limită de depunere a ofertelor, la cererea ofertanților
Printre greșelile frecvente ce trebuie evitate se menționează stabilirea termenului minim prevăzut de legislația în domeniul achizițiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioadă semnificativă este acoperită de sărbători legale și, deși au existat solicitări din partea operatorilor economici de decalare a datei-limită de depunere a ofertelor și a celei de deschidere, autoritatea contractantă nu le-a dat curs.
8. Solicitarea de clarificări în timpul procesului de evaluare a candidaturilor/ofertelor în mod discriminatoriu (nerespectarea principiului tratamentului egal)
Pentru a asigura respectarea principiului tratamentului egal între candidații/ofertanții participanți la procedura de atribuire, clarificările solicitate cu privire la același aspect trebuie să fie formulate de aceeași manieră și să fie solicitate tuturor candidaților/ofertanților ale căror oferte necesită respectivele clarificări. Totodată, perioadele de timp necesare elaborării răspunsului de către candidați/ofertanți, cu privire la același aspect necesar a fi clarificat, trebuie să fie aceleași.
9. Lipsa informațiilor obligatorii a fi cuprinse la nivelul comunicărilor privind rezultatul procedurii de atribuire, situație care duce la depunerea de contestații
Comunicarea rezultatului procedurii de atribuire trebuie să cuprindă informațiile prevăzute de art. 207 alin. (2) din O.U.G. nr. 34/2006.
10. Neacordarea unui interval rezonabil de timp pentru activitatea de evaluare a ofertelor/negocierea modificărilor contractuale
De asemenea, pe lângă deficiențele care pot să apară în verificarea procedurilor de achiziții publice, pot exista neclarități și în ceea ce privește modificarea substanțială a contractului de achiziție publică. Documentul recent intrat în vigoare aduce lămuriri și în acest sens. Mai exact, potrivit actului normativ, modificarea substanțială a dispozițiilor unui contract de achiziție publică, în cursul perioadei sale de valabilitate, este definită ca fiind o nouă atribuire și necesită derularea unei noi proceduri de achiziție publică, în conformitate cu legislația în domeniul achizițiilor publice. În plus, pentru ca o modificare să fie considerată substanțială, trebuie să îndeplinească una din condițiile prevăzute în același act normativ.
Concluzinonând, pentru a reuși în domeniul achizițiilor publice nu vă asumați riscuri pe care le puteți preconiza și identifica în faza de verificare a procedurilor de achiziție!
